Jak jsem si zamiloval Freelo

Freelo jsem si zamiloval. Byla to láska na první pohled. Před půl rokem bych tomu sám nevěřil, že mi bude tak sedne a nahradí tolik aplikací, které jsem do té doby používal.

I. kapitola: Temná doba bez Freela

Z agentury jsem byl zvyklý si zapisovat všechny aktivity do Google kalendáře. Pro každého klienta jiný # a zkratku. Jak člověk pracoval na víc a víc klientech během dne zjistil, že měření času pomocí neustálého opakování je ubíjející.

Nevýhodou také bylo u malých úkolů třeba do 10 minut nastavení kratších časů. To byl fakt opruz.

Zadávání práce grafikům a dalším externistům byl porod. Sice jsem měl připravené e-mailové šablony, ale i tak to zabíralo moc času a následné výstupy byly těžko dohledatelné. Vyřešil jsem to sdíleným dokumentem na drive.google.com, ale ani to pořád nestačilo.

Úvodní kolečko s klientem jsem řešil pomocí dotazníku Google a následně vkládal do složky na Google disku. Nasdílení přístupů a evidence toho, co mi již nasdílel a jestli správně nikdy nefungovalo na 100 %.

Pak přišlo Freelo a změnilo mi život.

II. kapitola: Příchod korony a záchranný kruh

Z jara přichází covid a já se svými klienty potřebuji řešit daleko více věcí, abych jim zachránil byznys. Více e-mailů, více úkolů, více externistů, větší nepořádek…

Pak jsem objevil Freelo. Moc jsem tomu nevěřil, že by mi mohlo pomoci, protože jsem si říkal, že je to jen další Trello, Asana nebo Basecamp, které mi nikdy nevyhovali úplně a vždy mi na nich něco vadilo.

Když už jsem se topil v nedokončených úkolech a přišel další velký klient hodilo mi Freelo záchranný kruh a já jej mohl využívat na půl roku úplně zdarma.

Začal jsem v něm tvořit projekty, úkoly a zvát klienty. Vše šlo jako po másle a ušetřil jsem hromadu mentální kapacity, kdy jsem se snažil věci držet v hlavě nebo v diáři.

Během prvního týdne jsem zkoukl všechny webináře, které Karel natočil a vložit na své Freelo.tv. Rozhodně doporučuji, protože jedině tak využijete všechny super funkce a odhalíte plný potenciál Freela.

III. kapitola: Praktické typy

Jak s Freelem pracuji každý den, oblíbil jsem si několik vychytávek, které vám ušetří hromadu času.

Hned na začátku je potřeba dobře vzdělat klienta, aby věděl jak má s Freelem pracovat. Stačí poslat odkaz na Youtube a kapitán Karel to udělá za vás 🙂

Tip: Vlezte s klientem do nastavení Freela > Profil > Notifikace a poštelujte mu to, aby nebyl zahlcen a chodilo mu jen to opravdu důležité.

Potom jsem si vytvořil vlastní pravidla, která je dobré mít připnuté u každého klienta nahoře ve sdílených dokumentech. Díky těmto pravidlům nastavíte:

• jak se mají úkoly zadávat,
• že mají mít řešitele,
• a co se s nimi má stát, když je klient dokončí.

Jednoduchá věc, ale když ji nebudete mít sepsanou klienti na to zapomenou a začnou se vám tam hromadit dokončené úkoly a vy stále čekáte kdy budou hotové.

Šablony

Jakmile zadáváte nějaký úkol podruhé je na zvážení zda pro něj neudělat šablonu. Mám jich opravdu hodně 🙂

Pokud si chcete nějakou šablonu naimportovat využijte databáze šablon od specialistů ve svých oborech.

Checklisty

Z agentury jsem měl několik cheklistů, které je dobré dodržovat a jak postupovat krok za krokem. Tyto checklisty si vytvořte a vložte do projektu. Nastavte si opakování úkolu a pak už jen makejte.

Pokud chcete napište mi a já vám nasdílím pár šablon a checklistů, které vám ušetří moře času.

Poznámky

Tuto funkci nevyužívám na běžné poznámky a psaní si nápadů (k tomu využívám normálně to-do list „Nápady na zlepšení“.

Funkci poznámek používám pro uchování důležitých informací jako je dohodnutý rozpočet, odměna, přístupy atp.

Nastavení budgetu na projektu

Vynikající věc je stanovit si hodinovku a rozpočet na daný měsíc. Pak v průběhu měsíce můžete sledovat jak si na tom stojíte u kterého klienta a kolik aktivit vám ještě zbývá udělat a na co máte čas.

Reporting klientům

Díky měření času ve Freelu je velmi snadné na konci měsíce vystavit report a poslat jej klientům. Ti tak vidí jaké úkoly se stihly, kolik času zabrali a mají přesný přehled o tom, zda se projekt posouvá správným směrem.

IV. kapitola: Šťastná plavba

Co se díky Freelu změnilo? Celkově můj přístup k vedení projektů a zaučování externistů / klientů. Šetřím hromadu času a díky měření času můžu fakturovat rovnou z Freela. Jen kdyby mi tam napojili můj milovaný Fakturovač. 🙂

Velmi oceňuji jejich sekci s návrhy a nápady, kde se hlasuje o těch nejlepších a na těch začnou pracovat. Některé návrhy zvládnou opravdu rychle, proto sledujte každoměsíční novinky, které vám kapitán pošle.